Worum geht es?
Jedes buchführungspflichtige Unternehmen ist seit 2015 gemäß den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) verpflichtet, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, in welcher eindeutig beschrieben sein muss, wie die unternehmensinternen, finanzrelevanten Prozesse ablaufen. Die Nichteinhaltung dieser Verpflichtung kann bei einer Betriebsprüfung einen nachweisbaren Fehler im Sinne einer groben Unregelmäßigkeit in der Buchführung darstellen, was häufig zu einer entsprechenden „Schätzungserhöhung“ bei der Besteuerung führen kann.Für viele Unternehmen bildet die Erstellung einer individuellen Verfahrens-Dokumentation eine hohe Hürde, da hier das Wissen und die Erfahrung fehlen. Vorgefertigte Formulare können zwar die Arbeit erleichtern, sind aber in der Regel nicht ausreichend, da sie keinen Bezug zu individuellen Abläufen herstellen. Das Fehlen einer geeigneten Struktur in der Verfahrens-Dokumentation erschwert dann nicht nur die Arbeit des Prüfers, sondern führt insbesondere zu hohen Zeitaufwänden bei der erforderlichen Pflege der Dokumentation.
Mit dem neuen „Package“ verbinden wir nun alle erforderlichen Schritte, damit Sie schnellstmöglich zu einer umfassenden, strukturierten und zukunftsoffenen Verfahrensdokumentation über Ihre Prozesse gelangen. Die Basis-Struktur unserer Verfahrensdokumentation stützt sich auf die PK-DML Prüfkriterien des VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. (www.voi.de). Die VOI PK-DML „Auditkriterien für digitalen Dokumenten-Management-Prozessen und verbundene IT-Lösungen“ sind seit vielen Jahren als Standardwerk im Markt verankert (www.voi.de/inhalte/buch-shop/). Ihre Anwendung erhöht nicht nur die Praxisfähigkeit, sie stellt gleichzeitig eine hohe Transparenz für alle Nutzer sicher. Eine Fülle an hierzu passenden Vorlagen erleichtert Ihre Arbeit bei der Erstellung und Pflege der Dokumentation. Unser erprobtes Coaching-Konzept stellt darüber hinaus sicher, dass Sie sich jederzeit mit Ihren Fragen an einen vom VOI zertifizierten Experten wenden können. Der Experte begleitet Ihr Projekt und gewährleistet, dass Ihre Verfahrensdokumentation regelkonform ist.
Auf Wunsch haben Sie auch die Möglichkeit, Ihre Verfahrensdokumentation anschließend beim VOI-CERT, der Prüfstelle des VOI-Verbandes zertifizieren zu lassen. Hierdurch erhöhen Sie erheblich die Stichhaltigkeit Ihrer Verfahrens-Dokumentation und minimieren gleichzeitig das Prüfungsrisiko.
Wer ist der Anbieter?
Verkaufsabwicklung über die VOI-Akademie.
Anbieter ist:
1st-consulting UG
Management Gesellschaft für Informationsverarbeitung und Compliance
Hauptsitz Hennef
Telefon: +49 (0)2248 917 4922
Mobil: +49 (173) 297 8509
E-Mail: info@1st-consulting.de
Web: www.1st-consulting.de
Status:
VOI-Mitglied
VOI Certified Expert
VOI Certified Auditor
Ansprechpartner:
E-Mail: wilhelm.flintrop@1st-consulting.deMobil: +49 (173) 297 8509
Produktstruktur:
Verfügbare Produkte:
"Dokumentensatz"
beinhaltet: Einführungspräsentation (PDF), Basisdokument (PDF), Detailliertes Erklärungsdokument (PDF), Zusatzdokumente (PDF)
Für die folgenden Produkte können Sie "Tickets" erwerben, einen Termin mit dem Berater vereinbaren und dann die Ticktes in einem virtuellen Meeting einlösen:
"Einführungs-Meeting" (Videokonferenz mit ZOOM - Umfang 3 Stunden - Ticket verfügbar)
"Frage/Antwort-Session" (Videokonferenz mit ZOOM - je 15 Minuten buchbar - Tickets verfügbar)
"Abschluss-Meeting" (Videokonferenz mit ZOOM - Umfang 1 Stunde - Ticket verfügbar)
"E-Mail-Support" (per E-Mail, buchbar per Anfrage, Tickets verfügbar)
"Beraterstunde" durch einen Exterten (Videokonferenz mit ZOOM - Umfang je 1 Stunde buchbar - Tickets verfügbar)
(Weitere Unterstützungsleistungen - auch vor Ort beim Kunden - nach Vereinbarung)
Unsere Experten bieten Ihnen auch eine kostenlose Erstberatung an.
Buchen Sie rechts unter den Produkten zur Auswahl.
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PRODUKT INFORMATIONEN
Beispiel: Auszug Verfahrensdokumentation
AUFBAU UND STRUKTURIERUNG DER VERFAHRENSDOKUMENTATION
Die rechtlichen und finanzrechtlichen Anforderungen der deutschen Justizbehörden bestimmen die Tiefe dieser auf die finanzrelevanten Anwendungen angepasste Verfahrensdokumentation. Es sind nur solche Punkte dokumentiert, die für die Nachvollziehbarkeit von organisatorischen oder technischen Prozessen im vorab definierten finanzrelevanten Unternehmensprozess erforderlich sind.
Umfang und Aufbau dieser Verfahrensdokumentation sind in der GoBD jedoch nicht konkret vorgeschrieben, aber in der GoBD ist die Dokumentationspflicht des Unternehmens in Form einer Verfahrensdokumentation explizit gefordert. Die bisher in der Fachliteratur vorhandenen unterschiedlichen Gliederungsstrukturen wurden von Arbeitskreisen mit dem „Regelwerk Verfahrensdokumentation“ sowie der Durchführung der Prüfkriterien für Dokumenten-Management-Anwendungen (PKDML, aktuell Version 5) des Verbandes für Organisation und Information (VOI) e. V., Bonn standardisiert.
Die Prüfkriterien für Dokumenten-Management-Anwendungen, kurz PKDML sind als Gliederungsgrundlage und inhaltliche Basis für diese Verfahrensdokumentation verwendet worden. Es sind alle erforderlichen Punkte mit den spezifischen Ausprägungen der eingesetzten Hard- und Software des Betreiber-Unternehmens dokumentiert. Da die vorliegende Verfahrensdokumentation den Anforderungen des VOI-Verbandes entspricht, ist sichergestellt, dass alle relevanten Anforderungen nachstehend so dokumentiert sind, dass sie für eine Abnahme bzw. ein Testat einer externen Wirtschaftsprüfungsorganisation oder für eine Steuerprüfung ausreichen.
VORGEHENSWEISE BEI ÄNDERUNGEN
Im folgenden Abschnitt ist die Vorgehensweise bei Änderungen an unserer Software und der zur Durchführung
derselben eingesetzten System-Hard- und Software bezüglich der Fortschreibung der Dokumentation fixiert. Die folgenden Änderungen müssen zeitnah protokolliert werden:
• Hardware-Anpassungen
• Software-Anpassungen
• Konfigurations-Änderungen
• Organisatorische Anpassungen
Je nach Art der Änderung sind zeitnah eine oder mehrere der folgenden Tätigkeiten erforderlich:
• Wiederholung der Testfälle der entsprechenden Komponente
• Fortschreibung der Dokumentation
• Interne Teilneuabnahme unserer Software
• Interne Wiederholung der Gesamtabnahme unserer Software
