Wenn man sich detailliert mit der GoBD befasst, wird sehr schnell klar, dass da auf die Unternehmen viele neue Anforderungen zukommen, welche auch Auswirkungen auf vorhandene Archiv- und Dokumenten-Managementsysteme haben. Diese könnten die meisten der Anforderungen durch Funktionen in ihrer Software unterstützen, was ihren Einsatz in Unternehmen und Verwaltungen mehr denn je rechtfertigt.

Die Anwender müssen sich nämlich mit Fragen beschäftigen wie z.B.:

• Entspricht das Berechtigungskonzept bei den Zugriffsberechtigungen den Anforderungen?
• Sind die internen Kontrollmaßnahmen ausreichend und angemessen?
• Sind die Maßnahmen zum Schutz meiner sensiblen Dokumente und Daten ausreichend?
• Entspricht die Vorgehensweise beim Löschen von sensiblen Daten und Dokumenten den Anforderungen
• Sind die IT-technischen- und Prozessdokumentationen ausreichend?

und vielen weiteren.

Der VOI hat dazu ein Dokument erstellt, welches dem interessierten Anwender einen vollständigen Überblick über die auf ihn zukommenden Anforderungen und zeigt gleichzeitig auf, wie Dokumenten-Managementsysteme die Erfüllung derselben unterstützen können.